如何讓您的公司擺脫電子郵件依賴
當(dāng)麻省理工學(xué)院的科學(xué)家于1969年發(fā)送了第一封電子郵件時，他們不知道他們在現(xiàn)代工作場所開創(chuàng)的基本溝通工具是什么。世界各地的企業(yè)很快采用了這種即時通信方法，現(xiàn)在 - 50年后 -每天發(fā)送超過1080億封電子郵件。電子郵件與員工和企業(yè)一樣強大，但它也有一個黑暗的一面。隨著公司越來越多地使用電子郵件來共享和存儲信息，電子郵件已成為一種擁擠的通信模式。公司現(xiàn)在正在努力應(yīng)對企業(yè)電子郵件系統(tǒng)堵塞和員工生產(chǎn)力下降的問題，每個員工每天必須通過86到121份與工作相關(guān)的電子郵件來查找他們需要的數(shù)據(jù)。隨著時間的推移，這會影響公司有效捕獲和分析數(shù)據(jù)的能力。關(guān)鍵信息被鎖定在文件附件和電子郵件線程中，不可用甚至丟失到需要及時訪問數(shù)據(jù)以實現(xiàn)其任務(wù)的人員，系統(tǒng)和流程的全部范圍內(nèi)。
幸運的是，貴公司不必繼續(xù)以這種方式運營。Velocity Forms提供的解決方案不僅僅是以物理形式重新創(chuàng)建需要通過電子郵件傳遞的紙質(zhì)文檔，而且實際上將它們轉(zhuǎn)換為支持Web的，移動友好的，可報告的自動化表單- 為您的公司提供前所未有的訪問權(quán)限。監(jiān)督你的數(shù)據(jù)。
如果聽起來您的組織可以從更有效的方法轉(zhuǎn)移和組織其數(shù)據(jù)中受益，那么以下是幫助您的公司通過數(shù)字化表單解決方案擺脫電子郵件依賴性的前四個步驟：
1.了解'平臺冠軍'的作用
該過程的第一步是了解承擔(dān)“平臺冠軍”角色的人員對于從業(yè)務(wù)流程管理(BPM)平臺獲得最大ROI至關(guān)重要。冠軍積極參與組織如何利用平臺的溝通和知識轉(zhuǎn)移。參與可以采取以下任何(或全部)的形式：
贊助內(nèi)部BPM用戶組，該用戶組定期召開會議，討論當(dāng)前的工作流，新聞和事件，系統(tǒng)演示以及有用的“操作方法”。
傳達系統(tǒng)可用性的狀態(tài)，例如在發(fā)生可能導(dǎo)致中斷的系統(tǒng)維護時通知您的團隊。
收集公司最終用戶社區(qū)關(guān)于用戶體驗(UX)，總體印象等的反饋，并匯總該信息，以便在未來的應(yīng)用程序增強或開發(fā)指南中使用。
跟蹤哪些人在平臺上接受過技術(shù)培訓(xùn)。
向管理層發(fā)布有關(guān)系統(tǒng)使用情況和其他相關(guān)指標的報告。
作為業(yè)務(wù)和解決方案實施合作伙伴之間的主要聯(lián)絡(luò)人。
2.制定明確的目標并保持專注
我們看到客戶在嘗試擺脫電子郵件依賴時所犯的一個常見錯誤是試圖“沸騰海洋”并立即自動化每個可能的數(shù)據(jù)收集過程。雖然這種退出電子郵件陷阱的承諾令人欽佩，但它并不實用。那些試圖一次改變太多的公司經(jīng)常發(fā)現(xiàn)沒有任何改變，這促使他們太容易放棄。他們也無法在變更管理流程中創(chuàng)建足夠的跑道，以便在第一次生產(chǎn)部署之前對最終用戶進行適當(dāng)?shù)慕逃?br />結(jié)果?關(guān)鍵信息的不完整傳輸，會將大量數(shù)據(jù)鎖定在員工收件箱中。
相反，我們建議確定一個或兩個數(shù)據(jù)流程，以自動化并集中精力使這些“微變換”端到端地取得圓滿成功。您的公司不僅可以獲得完全自動化這些流程的好處，而且成功的實施還將為您的組織其他部門提供新平臺強大功能的切實示例。對貴公司的積極改進將波及其他團隊和部門，自然地建立興趣和動力。
3.從最關(guān)鍵或最復(fù)雜的流程開始
最后，雖然通過使用簡單或很少使用的數(shù)據(jù)流程開始數(shù)字轉(zhuǎn)換來獲取快速獲勝可能很誘人，但我們不建議采用該策略。轉(zhuǎn)變對您的業(yè)務(wù)不是特別重要的數(shù)據(jù)流程不會立即帶來值得注意的投資回報率提升，因此它不會引起組織其他成員的太多關(guān)注，以表明這些努力是值得的。這種方法實際上可能會削弱您的策略并使您的工作無法動彈。
更好的方法是從一開始就做得很好。當(dāng)您將精力集中在一個或兩個特定項目上時，請選擇影響您業(yè)務(wù)中盡可能關(guān)鍵且復(fù)雜的部分項目，例如員工或客戶入職。您的組織將立即從更新中獲益，輕松識別前期投資回報率。每個經(jīng)歷變革的員工都渴望看到其他類似變革的過程。
4.咨詢變更管理專家
如果您像我們合作的大多數(shù)成功的創(chuàng)業(yè)企業(yè)一樣，您可以輕松地在DIY基礎(chǔ)上推進大多數(shù)技術(shù)項目。但我們發(fā)現(xiàn)，即使那些熟悉過渡到新型BPM平臺過程的公司也可以從這種過渡的咨詢專家中獲益匪淺。
如果預(yù)算中沒有足夠的空間用于完整安裝，至少在項目開始時咨詢專業(yè)人員。經(jīng)驗豐富的顧問將推出一系列行動，確保您的團隊快速，順利地完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程。而且 - 最重要的是 - 您將構(gòu)建一個用戶友好，可擴展且易于維護和長期更新的系統(tǒng)。
依靠電子郵件作為通信工具，而不是數(shù)據(jù)存儲
在電子郵件中存儲和共享關(guān)鍵數(shù)據(jù)是我們看到的最大問題之一。這些公司只是以實現(xiàn)真正的數(shù)字化轉(zhuǎn)型為代價進行數(shù)據(jù)的“數(shù)字傳輸”。如果您的公司正在努力清楚地溝通并以有效的方式組織數(shù)據(jù)，請考慮使用自動表單重新獲得對數(shù)據(jù)的控制和監(jiān)督。
Velocity Forms是一種快速表單開發(fā)和自動化解決方案，允許公民開發(fā)人員快速，輕松地數(shù)字化和自動化企業(yè)和部門級數(shù)據(jù)收集表單，并且無需開發(fā)人員技能。在此處了解有關(guān)Velocity Forms的更多信息。
